Dicas valiosas para você contratar secretárias e melhorar sua aquisição de pacientes

Conhecer as melhores práticas de como contratar secretárias é fundamental para o bom funcionamento da clínica e interfere, até mesmo, na gestão de marketing para médicos.

Muitos gestores e profissionais de saúde desconsideram a importância estratégica das secretarias que não atuam apenas como recepcionistas, mas também desempenham papel na venda de serviços e relacionamento com os pacientes.

Dessa forma, estruturar a seleção de secretárias de forma mais estratégica é um primeiro passo no marketing para médicos. Saiba mais a seguir!

Qual a importância da secretária para aquisição de pacientes?

Em muitos segmentos há toda uma equipe de vendas que será responsável por abordar os clientes e fechar negócios.

Na área da saúde, a abordagem comercial é diferente, sendo viável por canais digitais, como Google Ads, e-mail marketing e outras, mas ocorre também durante o contato telefônico.

No segmento médico, o telefone ainda é o canal de atendimento de excelência, sendo o meio usado pela maior parte dos pacientes para buscar informações e fazer agendamentos.

Dessa forma, quando o potencial paciente entra em contato com a clínica, é a vez das secretarias vendedoras que podem ter uma demanda apenas para agendar uma consulta, mas também para apresentar/vender o profissional e os serviços da clínica.

Quando a secretária falha na comunicação com o cliente, seja por não saber responder as dúvidas postas ou ter um atendimento truncado, é provável que o paciente não feche o agendamento.

Assim, mesmo que os canais digitais da clínica e a reputação do profissional sejam positivos, a escolha das secretarias é fundamental na aquisição de pacientes, relacionamento e fidelização.

Pensando nessa importância, conheça a seguir algumas táticas que podem ser empregadas ao contratar uma secretária na clínica. 

5 passos para contratar secretárias na clínica

Pensar estrategicamente na contratação de secretárias à clínica garante uma escolha mais acertada, evitando, por exemplo, a alta rotatividade de profissionais que prejudica a experiência do paciente, a capacidade de aquisição do negócio e até mesmo a fluidez dos processos.

A seguir, conheça 5 passos que podem orientar o processo de como contratar secretárias com foco na gestão de marketing para médicos. Confira!

1. Descrição da vaga

Antes de tudo é preciso que o gestor ou médico responsável crie uma descrição da vaga na qual deve ser definida a lista de atribuições da profissional a ser contratada.

Nesse momento, os mínimos detalhes devem ser ponderados, como se o profissional será responsável por receber pagamentos, servir café, organizar o estoque, atender ao telefone, organizar a agenda e quais mais funções.

Pode ser que já haja uma profissional na clínica que é responsável pelas entradas, por exemplo, de forma que as atividades devem ser complementares entre elas.

A partir dessa descrição detalhada haverá mais clareza para entender o perfil de profissional que a clínica precisa nesse momento e quais competências devem ser mais valorizadas entre as candidatas.

2. Estruturação dos processos

É muito comum que quando as operações relacionadas ao atendimento telefônico, agendamento e recepção não estão fluindo de forma satisfatória, os responsáveis vejam que o problema está nas secretarias.

Entretanto, em muitas clínicas não há uma estruturação de processos adequada para esclarecer como cada atividade deve ser executada.

O ideal é que no processo seletivo de uma vaga, todas as atribuições da profissional sejam pormenorizadas em fluxos de processos estruturados.

Por exemplo: recepcionar o paciente, confirmar o horário da consulta, solicitar documento, adicionar o cadastro, solicitar o pagamento, oferecer um café, acompanhar até a sala de espera etc.

Para alguns esse tipo de detalhe pode parecer exagerado, mas os processos são fundamentais para que a nova profissional tenha um desempenho satisfatório posteriormente e que os próprios gestores saibam o que observar para mensurar sua atuação durante a experiência.

3. Abrir a seleção

Apenas depois de descrever a vaga e definir os fluxos de processos de cada atribuição é chegado o momento de abrir a seleção destacando não os processos, mas as características principais da vaga, como:

• Descrição geral;
• Atribuições diárias;
• Competências desejadas;
• Qualificação;
• Experiência;
• Perfil profissional;
• Salário e benefícios.

Com todas essas informações bem esclarecidas, profissionais mais adequados à vaga vão se candidatar.

4. Teste prático

A partir dos currículos disponíveis, o gestor deve selecionar as candidatas com perfil que melhor correspondem ao que foi apresentado na descrição da vaga.

Algumas candidatas devem ser selecionadas para entrevista e, preferencialmente, um teste prático.

Nesse teste, as funções centrais da vaga devem ser desempenhadas com a supervisão do gestor, de um profissional de RH ou mesmo de uma secretária mais experiente.

O desempenho das candidatas em funções que vai realizar diariamente é um importante indicativo das aptidões que têm que podem ser necessárias à vaga.

5. Aplicar teste comportamental

Considerando as candidatas mais bem avaliadas nas etapas anteriores, uma recomendação é aplicar um teste comportamental.

O objetivo desse tipo de teste é identificar o perfil profissional predominante. Algumas pessoas são mais aptas à comunicação e relacionamento com o público, o que é benéfico para secretárias vendedoras, já outras pessoas têm uma organização impecável, o que será vantajoso se ela for a responsável pela manutenção da agenda.

Verifica-se assim que ao contratar secretárias diferentes qualidades, aptidões e experiências podem ser demandadas de acordo com as especificidades e atribuições da vaga.

Não se esqueça que, mesmo com essas qualificações, a profissional precisa passar por um treinamento de secretárias próprio da clínica, etapa fundamental para capacitá-la às funções que serão desempenhadas.

Nesse sentido, contar com uma empresa de marketing médico pode ser benéfico tanto para saber como contratar secretárias de forma mais estratégica, como para estruturar processos sólidos de atendimento ao paciente.